「ERP×最新デジタル技術」でバックオフィス業務を改革

デジタル化が加速する今日、単なるERP導入だけでは競争力強化に限界があり、最新のデジタル技術をERPと組み合わせた取り組みが求められています。ユーザー企業の提案依頼書(RFP)でもデジタル活用の要望が盛り込まれるようになっていますが、自社の具体的な課題に基づいた上でデジタル活用の期待効果を明確に示しているケースは多くありません。新しい技術に安易に飛びつくのではなく、現状の業務の課題をしっかり捉えた上で、一歩ずつデジタル活用することが肝要です。それを踏まえて本稿ではERP領域におけるデジタル活用のヒントを解説します。

安易に技術に飛びつくのではなく地に足のついた取り組みを

経済産業省による「DXレポート」が2018年に発表されて以降、デジタルトランスフォーメーションの重要性は多くの企業に広く認知されるようになっています。自社の競争力を強化する新たなアプリケーションの導入、新たなデジタルビジネスの創出のみならず、基幹システム刷新に伴うERP導入などにおいても、最新技術を用いた「攻め」のシステムへと変革したいというニーズが色濃く現れるようになりました。

実際に、ITベンダーに寄せられる提案依頼書(RFP)でも、アナログな業務プロセスへの課題感から、デジタル技術を用いた業務の高度化などのキーワードが盛り込まれるケースが急増してきています。

しかし、ここには大きな落とし穴があります。例えばRPAやAIなどの最新は多くの企業で成果を挙げた事例が存在する一方で、自社の課題を捉えた上で適切に導入しなければ、期待した効果が得られないことも往々にして生じるからです。

最新の技術にアンテナを張ることは悪いことではありません。しかし、流行りの技術に安易に飛びつくのではなく、自社の業務課題は何であるのか、それは本当に最新の技術でなければ解決できないのかを見定めることです。単にデジタルツールを導入するのでなく、業務プロセスを整理したりするだけで解決できる課題も多いのです。自社が現実的にできうることと、デジタルツールが提供する限界を正しく理解し、地に足のついた取り組みを進めることが、失敗のない基幹システム刷新につながるでしょう。

では実際にERPとデジタル活用という観点から、この「地に足のついた取り組み」とはどのようなものになるのでしょうか。次項から、昨今効果を挙げ始めているデジタル活用例を解説していきます。

ERPにおけるデジタル活用例1:システム間の情報登録・連携

ERPを用いた業務のデジタル活用にてまず注力したい分野は、汎用的なアナログプロセス(ルーティン業務)の自動化です。これを実現できれば、バックオフィス部門の劇的な効率化が実現し、より創造的な業務へとシフトできるでしょう。ここで用いられている代表例がRPAです。

RPAの本格的な普及が始まった2018年当時は、同ツールに対する過度な期待も散見されましたが、現在では状況も落ち着き、RPAに適した業務を見極めるようになりました。ERPの周辺でいえば、たとえば下記のような業務については、プラクティスも比較的確立されており効果も出ています。

  • 管理簿、見積書/請求書などの電子帳票からの経費精算入力/受注・発注登録
  • 他システムからの情報連携
  • マスタ登録/他システムからのマスタ連携
  • 会社固有のレポート作成・配信
  • 他システムへの情報連携

RPA活用で効果を出すためのポイントとしては、やはり固定的なルールに基づいて行われる単純作業から適用を始めることが重要です。分析や予測、人間の判断が伴う業務にRPAを適用するのは困難です。

またRPAを適用する前に、まずその業務自体のスリム化と標準化を行っていくことも重要です。これがしっかり行われていないと、非効率な業務をRPAによって固定化してしまうことにもなりかねません。RPAの継続的な効果を創出するためには、業務部門側にエバンジェリストを育成したり、組織のKPI化を整備したりといった取り組みが効果的でしょう。

ERPに関連するRPA適用業務の例
ERPに関連するRPA適用業務の例

ERPにおけるデジタル活用例2:アナログ→デジタルの変換

デジタル活用のもう1つの例としては、手書きの帳票に記載されたアナログ情報をデジタル情報に転換するといったものです。取引先との関係上、どうしても紙の書類のやり取りが残り、それが業務のボトルネックになっているケースは多く存在します。ここで成果を挙げ始めているのがAI-OCRです。

AI-OCRを用いれば、紙で受け取った請求書のデジタル化による債務登録業務の効率化・自動化、注文書データのデジタル化による受注登録業務の効率化・自動化、受領書や検収書のデジタル化による売上登録業務などが可能になります。

手書きの文字を認識するOCR自体は古い技術ですが、柔軟性や精度が低く、自社が発行した申込書やアンケート用紙などの定型フォーマットにしか対応できないことからERPとの連携は進みませんでした。しかし、機械学習技術をベースに、より精度が向上したAI-OCRは、他社から届いた非定型フォーマットの帳票も読みとれることからERP領域への適用が一気に進みました。

Biz∫で実現するデジタル活用

NTTデータ・ビズインテグラルが提供するERPパッケージ「Biz∫」においても、デジタル活用に関するさまざまな取り組みが進んでいます。NTTデータが長年にわたり培ってきたERPの運用ノウハウを生かした不正検知および取引抽出のデジタル化、AIなどのソリューション連携による入金・消込のデジタル化などでも豊富な実績があり、より高度なERPのデジタル活用を実現します。

例えばERPに対するインプットの自動化の観点からは、先述したAI-OCRやRPAを組み合わせた帳票読み取りの自動化の活用例があります。ERPからのアウトプットを起点に業務をサポートするという観点からは、AIを活用した取引不正検知、UI/UXの高度化を含むプロセス可視化などが考えられます。

さらにBiz∫は、多様な他社ソリューションとのアライアンスを進めることで、ERPのデジタル活用の領域をさらに進めています。その例が以下のものです。

・請求書送付の自動化による経理事務の効率化

Biz∫から出力される各種帳票データを株式会社ラクスが提供するWeb帳票発行システム「楽楽明細」と連携することで、請求書などの帳票データが電子データのまま取引先に自動送付されるだけでなく、配送状況をWebシステム上で管理できるようになります。これにより、経理事務効率の向上のみならず、郵送費・印刷費などの経費削減やペーパーレス化にも寄与します。

・リスク可視化による監査業務の効率化

Biz∫に蓄積された試算表データや販売購買データを簡単な初期設定によって有限責任監査法人トーマツが開発した「Risk Analytics on Cloud(リスク アナリティクス オン クラウド)」と連携させることができます。入力されたデータはトーマツの経験と知見に基づき設定されたリスクシナリオと照合され、リスクのスコアリングが行われます。

これによりダッシュボード上で子会社、購買、販売に関するリスク分析結果の閲覧が可能となり、それを基にリスク管理体制を強化することができます。経営企画部門や経理部門は、多数ある子会社や事業のリスクを早期に発見でき、内部監査部門は内部監査を効率的に実施できるようになります。

・紙文書保管に伴うコストや作業負荷を削減

Biz∫とウイングアーク1st株式会社が提供している電子文書管理ソリューション「SPA」との連携によって紙文書の管理を効率化できます。両製品の連携オプションを利用すると、社員が領収書などの証憑書類をスマートフォンまたは複合機などでスキャンして電子化し、それを経費精算の申請時に添付ファイルとして登録するだけで、タイムスタンプ付与から電子文書長期保管まで法定要件を満たしたシームレスな電子文書管理が可能になります。これまでの紙文書保存のために要していた作業負担や場所の確保、コスト、セキュリティリスクなど多くの課題を解決します。

ここまでいくつか例を示してきましたが、もちろんERPのデジタル活用に向けたプラクティスはまだまだ未成熟な面もあります。しかし、徐々に効果は見えつつある状況であり、この取り組みを今後もより発展させていくためにも、ユーザーとベンダーの双方が地に足のついた検討・活用を行うことが重要です。

ERP×デジタルの実用に向けてはツール先行ではなく、地に足のついた検討が不可欠
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