ワークフローを最大限に活用して社内業務のペーパーレス化と電子化を促進

請求書や領収書などの文書をペーパーレス化した後の社内業務やシステムの操作性を客観的に眺めてみると、思ったほど業務効率化ができていないどころか、経理などのバックオフィスの業務に以前より重い負担を強いている場合があります。法定帳簿のペーパーレスを進めて業務効率化を実現するには、電子帳簿保存法を正しく理解することも重要ですが、それ以上しっかりと目的を持ち、必要なワークフローを構築することが重要となります。

ペーパーレス化を検討するときは必ず目的を明確に

新たに改正された電子帳簿保存法に記された要件を満たすことで、社外とやり取りする請求書や領収書などをペーパーレス化することができます。しかしそれらの書類(伝票)について、証跡も含めた伝票の社内回覧・承認のワークフローがしっかり対応できていないと、本当の意味での業務効率化にはつながりません。

電子化された書類をわざわざ紙に印刷して回覧し、関係者全員のハンコが押されて戻ってきたのを確認したのち、ふたたびシステムに戻って確定(承認)処理を行っている企業はまだ少なからず存在します。

紙から脱却しきれていないワークフローでは、全員の回覧が終わるまでに大変な時間を要してしまいます。回ってきた書類をいつまでも机の上に積んだままという人もいますし、遠隔地にいる責任者や担当者に回すためには郵送などの時間もかかります。

特にコロナ禍以降は急速にテレワークが拡大し、書類を回した相手が次にいつ出勤するのかわからないといったことも起こっており、社内回覧・承認の停滞はますます大きな問題となっています。

ペーパーレス化を検討する際は、それによって何を実現したいのかという目的をまず明確にしなければなりません。前述の例では、たとえ書類そのもののペーパーレス化を実現したとしても真の効率化につながらないでしょう。

例えば大量伝票の承認では、PCの画面上で1件ずつ伝票と証憑をそれぞれ開いて承認を繰り返すより、むしろ紙の伝票を束ねてバサバサめくってどんどん押印するほうが早かったりします。その中で中途半端にペーパーレス化を進めても、経理部門の担当者に以前よりも重い作業負担やストレスを強いる場合もあり、働き方改革から逆行してしまう可能性があります。

柔軟なワークフローエンジンを活用して
ペーパーレス化を推進

上記のような課題を踏まえつつ社内業務の効率化を進めていくためには、ペーパーレス化に合わせて適切なワークフローシステムを活用することが得策です。

NTTデータ ビズインテグラルが提供する「Biz∫会計」では、13年連続No.1のシェアを誇る「intra-mart」のワークフローエンジンを搭載したERPであり、稟議・承認プロセスを電子化するとともに取引内容を可視化し、迅速な意思決定を実現します。そこには大きく以下の3つのポイントがあります。

1.証跡の保存

誰が、いつ、その伝票を承認したのかといった証跡を確実に残すことにより不正を防止し、内部統制を強化するシステム構築が可能となります。

2.柔軟な承認ルート設定

例えば伝票に記載された金額が5万円未満ならば上長承認のみとし、5万円以上ならば上長承認後に部門長承認に回すなど、申請内容による条件分岐や承認者の自動判別などを行うことにより、日本の商習慣にフィットした申請業務を実現することができます。

3.きめ細かい権限割り当て

組織や役職に加えてロールなどによる権限割り当ても可能で、人事異動にも迅速に対応することができます。

加えてBiz∫会計は、請求書などの証跡も併せてシステム上で回覧できる仕組みも提供しています。伝票に直接ファイル添付するほか、取引先と請求書の授受を行うシステムや文書管理システムなどに保管されている請求書のURL、請求書番号などを伝票に持たせて紐づける方法をとることも可能です。

また、大量伝票を承認する際に、紙の伝票を束ねてバサバサめくってどんどん押印するよりも業務効率が低下してしまうという問題に対して、Biz∫会計は複数の申請に対する一括承認の機能を用意しています。ポータル画面上に自分が関係する承認案件を一覧表示し、それぞれにチェックを入れて承認ボタンをクリックすれば作業は完了します。

そのほかにもBiz∫会計は、承認者による「差戻し」や申請者による「引戻し」、本人が不在時の「代理承認」、複数の申請に対する「連続承認」、分岐したルートすべての承認が完了しなければ次の承認者へ進まないよう制御する「同期処理」など多様かつ柔軟なフローを設定できます。これらの機能を活用した柔軟かつきめ細かなワークフローをノンプログラミングで容易に設定したり、メンテナンスしたりすることが可能です。

国産ERP Biz∫のワークフロー機能
Biz∫ではintra-martによって複雑なワークフロー設定をノンプログラミングで簡易に実現する

※株式会社富士キメラ総研『ソフトウェアビジネス新市場2020年版』の「ワークフロー市場」分野において第一位を獲得。2008年より行われてきたワークフロー市場の調査において、金額ベースでは13年連続首位(2007年~2019年度実績)となる。

ペーパーレス化の取り組みを全社業務の効率化に発展

ペーパーレス化の効果を最大限に生かした形で業務効率化を実現するためには、さまざまな書類の回覧・承認をデジタルでワークフロー化すると同時に、それらの書類と紐づいた仕訳、債権、入金、債務、支払などのデータを同じシステム上で参照・確認できることが不可欠となります。Biz∫会計はこうした要件にも対応し、周辺システムとの会計連携により取引・仕訳データ取り込みを効率化する機能を提供します。

具体的にはCSV、TSV、固定長のいずれかの形式であれば仕訳情報を取り込むことが可能です。また、マスタ設定のみで項目マッピング定義を行い、データを参照することができます。外部システムのマスタコードをBiz∫会計のマスタコードへ変換したり、外部システムでは保持していないデータを補完したりといった操作もマスタ設定で行うことが可能です。あわせてデータを取り込む際に画面登録時と同じデータの整合性チェックを実施し、エラーが発生した場合は会計連携の画面からデータの修正や削除を行うこともできる仕組みとなっています。

さらに仕訳明細の取り込みについては、片側仕訳(相手行を自動作成)および N:M形式のいずれにも対応するとともに、元のファイル内の1行が「貸借いずれか(複数行で1伝票を構成)」と「貸借両方」のどちらにも対応できるようになっています。また、仕訳明細行の圧縮、仕訳明細の行番号の振り直し(飛び番の解消)なども可能で、外部システム側でデータを修正・削除した赤黒処理を自動実行します。そのほか仕訳状態(本仕訳 or 仮仕訳)や承認ステータス(承認済 or 未承認)を指定して連携することも可能です。

取引・仕訳データ取込を容易にするBiz∫会計の機能
Biz∫会計では、外部システムからの連携データを修正・加工することなく連携するための機能を多数有する

こうした多機能な会計連携を活用することで、データを修正・加工することなく周辺システムとの連携を実現できるのです。トータルなソリューションを通じてBiz∫会計は、周辺システムの更改や連携パターンの変更などの際に発生する追加開発コストを抑制しつつ、ペーパーレス化の取り組みを経理・会計業務全般の効率化へと導いていきます。

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