請求書・領収書のペーパーレス化。社外とやりとりする帳票を電子保管して業務改革

テレワークが普及し、顧客や取引先など社外とやり取りする請求書や領収書などの帳票を紙で扱うデメリットが浮き彫りになりました。経理部門をはじめとするバックオフィスの改革を進め、残業削減、働き方改革を確実に進めるためにも、さまざまな法的要件や業務上のハードルを考慮しつつ、目的にあったペーパーレス化を採用するべきです。主な方法を解説します。

帳票を紙のままで取り扱うことが業務効率化を阻害

コロナ禍を機に多くの企業でテレワークが急速に広がった結果、会計や経理業務おける課題として浮上したのが、顧客や取引先など社外とやり取りする請求書や領収書などの書類(帳票)のペーパーレス化です。

これらの帳票が郵送やFAXなどでオフィスに届くとなれば、それを受け取って取りまとめるために誰かがどうしても出勤せざるをえず、経理部門の担当者はテレワークから取り残されてしまいます。

ただし、テレワークへの対応だけが課題の本質ではありません。コロナ禍以前からもさまざまな帳票を紙のままで取り扱うことによる業務の非効率が問題視されてきました。

例えば発行した請求書の控えを発行番号順に並べてファイリングしている場合、取引先ごとに集計したり、特定の請求書をあとから確認したりといった際に多大な手間と時間がかかります。結果として顧客からの問い合わせにも遅れてしまいます。

また、紙の帳票を長期間にわたって保管するためには物理的な場所が必要で、社外に倉庫を借りた場合には賃料や輸送費などのコストも発生します。定期的に行わなければならない書類整理のたびに、経理担当者は倉庫まで出向かなければなりません。その間、社内の経理処理は停滞してしまいます。

このように紙の帳票はバックオフィス業務を阻害する最大の要因となっているといっても過言ではなく、ペーパーレス化はテレワークへの対応の問題とは別に企業が腰を据えて取り組まなければならない課題となっています。

ペーパーレス化に向かうための2つの方法

社外とやり取りする帳票をいかにしてペーパーレス化していけばよいのでしょうか。請求書と領収書について、電子帳簿保存法の要件も交えて2つの考え方と方法があります。

1. スキャナ保存による請求書・領収書の電子化

1つめは「紙で受領した請求書・領収書を自社側でスキャンし、電子ファイル化して保管する」(以下、スキャナ保存)という方法です。

ただしこの場合、紙原本を破棄するか残すかによって、法律上満たさなければならない業務面やシステム面の要件が変わってきます。破棄する場合、書類の受領から入力までの期間や一定水準以上の解像度(200dpi以上)による読み取りなどさまざまな要件※1を満たし、国税庁の承認を得るとともに、電子帳簿を取り扱う際の業務ルールを策定しておかなければなりません。

書類のスキャナ保存に求められる適用条件

また、破棄を目指すとしても、スキャンしてすぐに原本を破棄できるわけではありません。きちんと電子保存できているかどうかを定期的に検査する必要があり、その検査までは少なくとも原本を保管しておく必要があるのです。

このようにスキャナ保存のハードルは高く、ペーパーレス化に対応した業務やシステムを整備したとしても、原本の破棄までは行わないケースが少なくありません。

2. 請求書・領収書を最初から電子データで受領

2つめは「請求書・領収書を最初から電子データで受領して保管する」(以下、電子データ受領)という方法です。

こちらはスキャナ保存と比べて法的な要件※2は少なく、なおかつそれを満たしていれば国税庁の承認は不要で、ペーパーレス化の負担はかなり軽くなります。

とはいえ受領請求書に着目すると、1つめのスキャナ保存であれば取引先の協力がなくても社内だけで実現できますが、2つめの電子データ受領は取引先の協力が必須であり、すべての取引先が対応してくれる可能性は低いのが現実です。同様に受領領収書についても、経費を使うすべての場所で電子データでの領収書(クレジットカードの利用明細、交通系ICカードの利用データなど)を受領するのは困難です。

このように電子データ受領にも別な観点でのハードルがあり、やはりスキャナ保存や紙帳票を用いた業務との併用が必要となります。

なお、発行請求書および発行請求書(控)については、販売管理システムやOfficeソフトを用いて作成している企業がほとんどであり、電子取引要件を満たした形で印刷前のデータを電子データで保管するのが近道です。

ペーパーレス化を検討するときは
目的を定めることが重要

このようにペーパーレス化には何らかのハードルがあるため、それによって何を実現したいのかをしっかり整理しておくことが重要です。要するに目的が何かによって採用すべき方法が変わります。

例えば紙保管にかかるコスト削減を目的とするのであれば、スキャナ保存を採用する一方で紙原本を残したのでは効果はほとんど得られません。したがって徹底して紙原本の破棄を目指すか、電子データ受領を推進して紙の発生から減らしていく必要があります。

また、経理部門のテレワーク化を目的とするのであれば、スキャナ保存は思ったような効果が得られない可能性があります。請求書や領収書が会社に届くことに変わりはなく、それをスキャンするために誰かが出社しなければならないからです。これに対して電子データ受領では、例えば経費を使った社員本人がスマホで撮影した領収書の画像データでも法要件を満たせることから、経理担当者の出社を大幅に減らせる可能性があります。

経理業務の効率化を目的とする場合は、さらなる注意が必要です。実のところペーパーレス化した後の業務やシステムの操作性を客観的に捉えると、思ったほど効率化していなかったというケースが少なくありません。例えばスキャナ保存では、これまでは必要なかった紙原本をスキャンするという手間が増えます。電子データ受領を採用した場合、PCの画面に表示したPDFの請求書を見ながら、その内容を別ウインドウの会計システムに入力するといった作業は、これまで紙原本をめくりながらの入力作業に慣れた担当者にとっては大きなストレスとなります。当然、作業効率も低下します。

そこで例えば請求書をスキャンすると同時にAI-OCRに読み取らせ、その結果から伝票を自動起票するなど、担当者の負荷を軽減するための施策を併せて取り入れることが必要となります。このようにペーパーレス化による業務効率化を実現するためには、一連の業務プロセスから人に依存した煩雑な手作業を可能な限り排除していくことが、きわめて重要なポイントとなります。

領収書・請求書受領プラットフォームとERPの連携で業務を効率化

NTTデータ ビズインテグラルが提供する「Biz∫会計」では、外部システムとのデータ連携をマスタ設定だけで実現できる会計連携機能を提供し、その取り組みを支えます。例えば請求書や領収書を電子データで取引先とやりとりできる製品を利用する場合、その請求データや領収書データ(クレジットカードの利用明細など)をBiz∫会計と直接連携し、その画面上で伝票として起票することが可能となります。

さらにNTTデータ ビズインテグラルでは、特に受領請求書のペーパーレス化に対応するため、外部システムからBiz∫会計への連携時に請求書上の電話番号や口座番号から取引先コードを特定できる機能の開発にも取り組んでいます。ペーパーレス化を出発点とした業務効率化にBiz∫会計は、今後ますます貢献していきます。

ERPで実現する電子請求ペーパーレス化
Biz∫では取引、仕訳データの取り込みを効率化するデータ連携の機能を提供する