会計システム刷新プロジェクトに取り組んだのは、コロナ禍が始まる前でした。将来的に労働人口が減少し人材確保が難しくなることが見込まれる中で、より一層の業務効率化、生産性向上が求められていたのです。

以前は、同じ会計システムをグループ全体で用いていたものの、会社ごとに使い方が異なっていたために、経営が求めるスピードで変化に対応することが困難でした。そこで、会計システムを刷新し、会計の業務を標準化、グループ全体として共通化を図ろうと動き出しました。

新会計システム導入は守りのDXの役割を担う取り組みでした。

アドオン開発が増える、グループ会社ごとに使い方が異なるという問題を解消するために、各候補企業にRFI、RFPを通じて「標準機能に業務を合わせる」「アドオン開発しない」と呼びかけて会計システムを探しました。

そのうえで「グループ各社の実際のユーザーから挙がってくる要望に応えられる機能を持ったシステムに」という考えのもとに選ばれたのがBiz∫でした。新会計システムをリリースしたのは2022年、選定から開発までには足掛け３年のプロジェクトになりました。

アドオン開発を避け、「標準機能だけで実現する」という私たちの思いに共感をしてくれたうえで、可能な限りBiz∫標準機能や、パッケージのアドオンカスタマイズ外の開発での業務の実現案を提示していただいた点は、一番の決め手になりました。

そうですね。NTTデータビジネスシステムズからは、プロジェクトに対する真摯さ、何が何でも完遂させるぞといった意志の強さは当初から伝わってきました。

プロジェクトは山あり谷ありで、途中で問題も生じるものですが、その都度、適切な人材を補充して対応していただいたことで、大規模なプロジェクトにも関わらず非常にスムーズに進んでいったと感じています。

各開発・業務領域チームに、非常に信用、信頼できる方を配置してもらった点も印象に残っています。

国産ERPである点に加えて、製品そのものの魅力、ユーザーファーストな支援体制を感じました。

アドオン開発をしないという前提で開発を進めると、「欲しい機能が実現できないかもしれない」という場面もあったのですが、NTTデータビジネスシステムズは、Biz∫のノウハウから運用事例を参考に「標準機能を工夫することで実現できないか」と、細かい提案を繰り返してくれました。

また、私たち自身も考え方を大きく変える必要がありました。以前なら、機能が足りなければアドオンで開発しようとしていましたが、今回は「何を目的にその業務を行っているのか」と根本から見つめ直しつつ、「Biz∫でどう実現できるか」と議論しました。自分たちの業務を改めて見つめ直したことで、新しい標準的なやり方を作るという意識が浸透していきました。

インフラ面から見ると、標準といっても、他の周辺システムとデータ連携させる部分は開発しなければいけません。その点、NTTデータビジネスシステムズは既存の周辺システムの仕様を非常によく理解してくれて、開発も切り替えもスムーズに進みました。

経理業務の現場の立場から言いますと、今までは紙の請求書を受領して会計システムに打ち込み、伝票と請求書を上司に渡して押印して承認をもらう形でした。Biz∫導入後は、証拠書類をPDF化して伝票と一緒に添付して電子承認を回す形になったので、ペーパーレスが一気に進みました。

承認者である上司が離れたところで勤務しているケースもあるので、場所を選ばずに会計処理が進められるようになったのは、働き方にも影響を与えています。

紙の伝票のファイリング、倉庫での保管の負担もなくなり、その分の労力を他の業務に当てられるようになっています。

経理部門としても便利な機能がいくつかありました。例えば逆仕訳計上機能※1、経過勘定振替機能※2などですね。今まで手入力していた伝票がかなり減っただけでなく、入力漏れの防止にもつながっています。

また、Biz∫はリアルタイムに帳簿に反映されるシステムになっています。そのため入力後、即時に帳簿による結果確認ができる点は経理にとって非常にありがたい機能です。これによって、締め日までにいろいろ確認、修正がしやすくなっています。

大きく変わったのは発生源入力です。以前は経理が入力する、あるいは各部門にいる入力担当者が経理処理をするところから処理がスタートしていたのですが、Biz∫に刷新してからは業務の担当者が入力し、直属の上司が承認していくというフローに変わりました。

業務内容をしっかり把握している本人が入力し、その上長が承認する、つまり従業員全員が自分の発注したものに対し、自分自身で経理処理する、請求書を発行することになりますから、意識がまったく違ってくると感じます。

まだまだBiz∫の便利な機能を使いきれていない部分もあるので、今後も継続的にNTTデータビジネスシステムズさんに相談しながら使い方を習熟し、業務効率性を高めていきたいと考えています。

新しいビジネス、業務、働き方にいかにしなやかに対応していくかが、これからのバックオフィス変革の大きなテーマと思っています。それにはBiz∫のようなシステムの進化が欠かせないと思っています。

現状のBiz∫も使いやすい製品だと感じていますが、将来起こるであろう社会の変化、技術の発展にも対応して、Biz∫も大きな進化をしてほしいと願っています。